Tych celów jest więcej niż jeden. Poniżej znajduje się ich lista, a następnie bardziej szczegółowe omówienie. Poszczególnym celom przyporządkowaliśmy również odpowiednie podstawy prawne przetwarzania.
6. W jakich celach przetwarzamy Twoje dane osobowe?
- realizacja zamówienia i obsługa umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- webinary – art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
- obsługa reklamacji lub odstąpienia od umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- działania podejmowane w celu dokończenia zamówień przez kupujących - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- newsletter – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- obsługa komentarzy lub opinii – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- kontakt i obsługa korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- realizacja obowiązków podatkowych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- tworzenie archiwum na potrzeby ewentualnej konieczności obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- tworzenie grup odbiorców na Facebooku – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- obsługa mediów społecznościowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- analiza i statystyka z wykorzystaniem wyłącznie Informacji Anonimowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- marketing własny z wykorzystaniem wyłącznie Informacji Anonimowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- zapewnienie funkcjonowania odtwarzaczy multimedialnych, wtyczek społecznościowych oraz komentarzy z wykorzystaniem wyłącznie Informacji Anonimowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- realizacja obowiązków związanych z ochroną danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Składając zamówienie w sklepie, musisz podać dane niezbędne do realizacji zamówienia. W zależności od szczegółów zamówienia, katalog danych może być inny. Przykładowo, jeżeli zamawiasz produkty fizyczne, musimy znać adres, pod który doręczyć Ci zamówienie. Jeżeli prosisz o wystawienie faktury VAT na firmę, musimy znać numer NIP oraz adres wykonywania działalności gospodarczej. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia zamówienia.
Ponadto, nasz system wykorzystywany do obsługi procesu zamówienia, zapisuje Twój numer IP, z którego korzystałeś, składając zamówienie.
Każde zamówienie zapisywane jest w naszej bazie, co oznacza, że Twoim danym osobowym przypisanym do zamówienia towarzyszą również informacje dotyczące zamówienia takie jak data i godzina złożenia zamówienia, numer identyfikacyjny zamówienia, identyfikator transakcji, przedmiot zamówienia, cena, sposób i termin płatności, data i godzina pobrania (w przypadku treści cyfrowych).
Dane zgromadzone w związku z zamówieniem, przetwarzane są w celu wykonania umowy zawieranej poprzez złożenie zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami regulującymi kwestie wystawiania faktur), uwzględnienia faktury w dokumentacji księgowej oraz realizacji pozostałych obowiązków podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami regulującymi kwestie obowiązków podatkowych i księgowych) oraz w celach archiwalnych na potrzeby ewentualnej konieczności obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń, jak również identyfikacji klienta powracającego, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W sytuacji, gdy otrzymujemy Twoje dane w ramach wykonywania Umowy np. od podmiotu, który Cię zatrudnia, opieramy taki proces przetwarzania danych na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jaki w tym przypadku stanowi zapewnienie sprawnej i efektywnej obsługi zawartej umowy. W takim przypadku możemy przetwarzać Twoje dane identyfikujące oraz dane kontaktowe.
Dane o zamówieniach będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji zamówienia, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Ponadto, po upływie tego terminu, dane nadal mogą być przez nas przetwarzane w celach archiwalnych na potrzeby ewentualnej konieczności obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń, jak również identyfikacji klienta powracającego. Pamiętaj również, że mamy obowiązek przechowywać dokumentację księgową, która może zawierać Twoje dane osobowe, przez okres wymagany przepisami prawa.
Realizacja zamówienia i obsługa umowy – szczegóły
Jeżeli chcesz wziąć udział w webinarze przez nas organizowanym, musisz przekazać nam swoje imię oraz adres e-mail. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by wziąć udział w webinarze.
Dane przekazane w związku z udziałem w webinarze wykorzystywane są w celu organizacji webinaru, a podstawą prawną ich przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona podczas zapisywania się na webinar.
Webinary – szczegóły
Obsługa reklamacji lub odstąpienia od umowy – szczegóły
Jeżeli składasz reklamację lub odstępujesz od umowy, to przekazujesz dane osobowe zawarte w treści reklamacji lub oświadczeniu o odstąpieniu od umowy, które obejmuję imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by złożyć reklamację lub odstąpić od umowy.
Dane przekazane nam w związku ze złożeniem reklamacji lub odstąpieniem od umowy wykorzystywane są w celu realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia od umowy, a następnie w celach archiwalnych, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia. Dokumenty reklamacyjne będą przechowywane do czasu upływu terminu uprawnień z rękojmi. Oświadczenia o odstąpieniu od umowy będą przechowywane wraz z dokumentacją księgową przez okres wymagany przez przepisy prawa.
Działania podejmowane w celu dokończenia zamówień przez kupujących – szczegóły
W związku z tym, że niektórzy kupujący rozpoczynają składanie zamówienia, lecz go nie finalizują (nie zatwierdzają zamówienia i nie zawierają umowy z nami), możemy podejmować działania, które będą służyły temu, aby nasi kupujący dokończyli proces zakupowy. W tym celu możemy przykładowo wysyłać wiadomości e-mail zawierające informacje o niedokończonym zamówieniu oraz zachętę do sfinalizowania transakcji.
Na potrzeby opisanych działań możemy przetwarzać takie dane osobowe, jak informacje podane w trakcie składania zamówienia, w szczególności Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, a także informacje o zawartości koszyka, dacie rozpoczęcia transakcji oraz inne dane pozostawione w związku z rozpoczętym procesem zakupowym. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ działania te zmierzają do zawarcia umowy. Ponadto upatrujemy podstawy przetwarzania w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jaki w tym przypadku stanowi zwiększanie sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Newsletter – szczegóły
Zapisując się do newslettera, przekazujesz nam swoje imię oraz adres e-mail. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by zapisać się do newslettera.
Ponadto, nasz system wykorzystywany do obsługi newslettera, zapisuje Twój numer IP, z którego korzystałeś, zapisując się do newslettera, określa Twoją przybliżoną lokalizację, klienta poczty, z którego korzystasz do obsługi poczty e-mail oraz śledzi Twoje działania podejmowane w związku z wysyłanymi do Ciebie wiadomościami. W związku z tym, posiadamy również informacje, które wiadomości otworzyłeś, w ramach których wiadomości kliknąłeś w linki itp.
Dane przekazane nam przez Ciebie w związku z zapisem do newslettera, wykorzystywane są w celu wysyłania Ci naszych informacji handlowych oraz treści promujących nasze produkty i działalność, a podstawą prawną ich przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona podczas zapisywania się do newslettera. Twoje dane osobowe, na podstawie tak wyrażonej zgody, mogą być przetwarzane również do celów statystycznych i analitycznych. Ponadto upatrujemy podstawy przetwarzania w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jaki w tym przypadku jest realizacja celów marketingowych. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jeżeli chodzi o przetwarzanie informacji, które nie pochodzą od Ciebie, a zostały zebrane automatycznie przez nasz system mailingowy, opieramy się w tym zakresie na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającym na analizie zachowań subskrybentów newslettera w celu optymalizacji działań mailingowych.
W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera, klikając w dedykowany link znajdujący się w każdej wiadomości wysyłanej w ramach newslettera lub po prostu kontaktując się z nami.
Pomimo rezygnacji z newslettera, Twoje dane będą nadal przechowywane w naszej bazie w celu ewentualnej obrony roszczeń związanych z wysyłaniem Ci newslettera, w szczególności na potrzeby wykazania faktu udzielenia przez Ciebie zgody na otrzymywanie newslettera oraz chwili jej wycofania, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dodając komentarz lub opinię, musisz podać przynajmniej nazwę użytkownika, która będzie przypisana do komentarza lub opinii (nazwa może zawierać dane osobowe, jak np. imię lub nazwisko) oraz adres e-mail. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne by dodać komentarz lub opinię. Możesz dodać również swój awatar (może zawierać Twój wizerunek, np. zdjęcie) oraz podać adres swojej strony internetowej, jednak nie jest to obowiązkowe.
System komentarzy lub opinii może być obsługiwany przez zewnętrznych dostawców. W takiej sytuacji korzystanie z systemu podlega regulaminowi oraz polityce prywatności zewnętrznego dostawcy. Dodany przez Ciebie komentarz lub opinia wraz z Twoimi danymi upublicznionymi w ramach ustawień będzie widoczny na stronie. Komentarz lub opinię możesz w każdej chwili zmodyfikować oraz usunąć.
Dane przekazane w związku z dodaniem komentarza lub opinii będą przetwarzane w celu opublikowania komentarza lub opinii na stronie. Podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) wynikająca z przesłania formularza służącego do publikacji komentarza lub opinii. Ponadto upatrujemy podstawy przetwarzania w naszym prawnie uzasadnionym interesie, jaki w tym przypadku jest realizacja celów marketingowych. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W każdej chwili możesz cofnąć zgodę, domagając się usunięcia komentarza lub opinii.
Obsługa komentarzy lub opinii – szczegóły
Kontaktując się z nami za pośrednictwem dostępnych środków komunikacji, np. poczty elektronicznej, komunikatorów społecznościowych, chatów itp., w sposób naturalny przekazujesz nam swoje dane osobowe zawarte w treści korespondencji, w szczególności adres e-mail oraz imię i nazwisko. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać kontakt.
Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Tobą, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest również nasz usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby zapewnienia sobie możliwości wykazania określonych faktów w przyszłości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Masz prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami prowadziłeś (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami z Twojej strony.
Kontakt i obsługa korespondencji – szczegóły
W związku z wykonywaniem umowy realizujemy także rozmaite obowiązki podatkowe i księgowe, w szczególności w postaci wystawienia faktury, włączenia faktury do naszej dokumentacji księgowej, przechowywania dokumentacji itp. Aby wystawić fakturę, przetwarzamy między innymi takie dane, jak imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności, NIP. Podanie danych wymaganych prawem podatkowych jest konieczne do realizacji wskazanych obowiązków i będą przetwarzane przez okres czasu wymagany przez przepisy prawa. Twoje dane osobowe są w takiej sytuacji przetwarzane w celu realizacji ciążących na nas obowiązków podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami regulującymi kwestie obowiązków podatkowych i księgowych).
Realizacja obowiązków podatkowych i księgowych – szczegóły
W ramach opisu poszczególnych celów przetwarzania danych osobowych, wskazaliśmy terminy przechowywania danych osobowych. Terminy te często związane są z archiwizacją przez nas określonych danych na potrzeby zapewnienia sobie możliwości wykazania określonych faktów w przyszłości, odtworzenia przebiegu współpracy z klientem, wymienionej korespondencji, obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń. Opieramy się w tym zakresie na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającym na ochronie naszych interesów.
Archiwum, obrona, ustalenie lub dochodzenie roszczeń – szczegóły
Twój adres e-mail przechowywany w bazie newsletterowej lub w bazie sklepu może zostać przesłany do serwisu Facebook w celu stworzenia grupy odbiorców reklam z wykorzystaniem tegoż adresu e-mail.
Podczas korzystania z tej funkcji adres e-mail jest hashowany przed przesłaniem go do serwisu Facebook w celu utworzenia grupy odbiorców.
Adres e-mail zostanie użyty w procesie dopasowania prowadzonym przez serwis Facebook.
Facebook nie udostępnia adresu e-mail osobom trzecim ani innym reklamodawcom i usuwa adres e-mail niezwłocznie po zakończeniu procesu dopasowywania.
Facebook wdrożył procesy i procedury zapewniające poufność i bezpieczeństwo przesyłanego mu adresu e-mail i zbioru identyfikatorów użytkowników Facebooka tworzących grupę odbiorców powstałą z wykorzystaniem adresu e-mail między innymi poprzez stosowanie technicznych i fizycznych zabezpieczeń.
Stworzenie grupy odbiorców reklam na Facebooku z wykorzystaniem Twojego adresu e-mail stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym w tym przypadku jest realizacja naszych celów marketingowych.
Tworzenie grup odbiorców na Facebooku – szczegóły
Jeżeli obserwujesz nasze profile w serwisach społecznościowych lub wchodzisz w interakcję z treściami publikowanymi przez nas w mediach społecznościowych, w naturalny sposób widzimy Twoje dane, które są publicznie dostępne w Twoim profilu społecznościowym. Przetwarzamy te dane wyłącznie w obrębie danego serwisu społecznościowego i wyłącznie w celu obsługi danego serwisu społecznościowego, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).Korzystanie przez Ciebie z serwisów społecznościowych podlega regulaminom i politykom prywatności administratorów tych serwisów, a ci administratorzy świadczą na Twoją rzecz, w pełni samodzielnie i niezależnie od nas, usługi drogą elektroniczną.
Obsługa mediów społecznościowych – szczegóły
Marketing własny z wykorzystaniem wyłącznie Informacji Anonimowych – szczegóły
Prowadzimy działania marketingowe z wykorzystaniem narzędzi dostarczanych przez zewnętrznych dostawców. W ramach narzędzi marketingowych mamy dostęp wyłącznie do Informacji Anonimowych. Przetwarzanie Informacji Anonimowych opieramy na prawnie uzasadnionym interesie, który polega na tworzeniu Niestandardowych Grup Odbiorców w oparciu o Informacje Anonimowe oraz targetowaniu reklam w ramach zewnętrznych systemów w oparciu o Informacje Anonimowe, na potrzeby marketingu własnych towarów i usług.
Z poziomu narzędzi mamy wgląd wyłącznie do zbioru statystyk i informacji nieprzypisanych do konkretnych osób.
Szczegółowe informacje na temat narzędzi zewnętrznych dostawców znajdziesz w sekcji poświęconej używanym przez nas narzędziom.
Opisane powyżej działania realizujemy, opierając się o nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na realizacji naszych celów marketingowych.
Analiza, statystyka i optymalizacja z wykorzystaniem wyłącznie Informacji Anonimowych – szczegóły
Prowadzimy działania analityczne i statystyczne z wykorzystaniem narzędzi dostarczanych przez zewnętrznych dostawców. W ramach narzędzi analitycznych mamy dostęp wyłącznie do Informacji Anonimowych. Przetwarzanie Informacji Anonimowych opieramy na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na tworzeniu, przeglądaniu i analizowaniu statystyk związanych z aktywnością użytkowników na stronie w celu wyciągania wniosków pozwalających na późniejszą optymalizację naszych Stron.
Z poziomu narzędzi mamy wgląd wyłącznie do zbioru statystyk i informacji nieprzypisanych do konkretnych osób.
Szczegółowe informacje na temat narzędzi zewnętrznych dostawców znajdziesz w sekcji poświęconej używanym przez nas narzędziom.
Osadzamy na stronie nagrania audio lub wideo z zewnętrznych serwisów, korzystamy z wtyczek społecznościowych oraz systemu obsługi komentarzy lub opinii. Wszystkie te narzędzia przetwarzają Informacje Anonimowe. Przetwarzanie Informacji Anonimowych opieramy na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega w tym przypadku na zapewnieniu możliwości korzystania z dodatkowych funkcji na stronie – odtwarzacza, wtyczek społecznościowych, systemu komentarzy lub opinii.
Z poziomu narzędzi nie mamy wglądu do innych informacji, ponadto informacje te nie są nam do niczego potrzebne – Informacje Anonimowe są przetwarzane są wyłącznie po to, żeby mogły działać odtwarzacze multimedialne, komentarze i wtyczki społecznościowe.
Szczegółowe informacje na temat narzędzi zewnętrznych dostawców znajdziesz w sekcji poświęconej używanym przez nas narzędziom.
Zapewnienie funkcjonowania odtwarzaczy multimedialnych, wtyczek społecznościowych oraz komentarzy z wykorzystaniem wyłącznie Informacji Anonimowych – szczegóły
Jako administrator danych osobowych jesteśmy zobowiązani do realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. W związku z tym możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, o ile jest to niezbędne do wykonania tych obowiązków (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) np. w przypadku rozpatrywania Twojego żądania dotyczącego Twoich danych osobowych. Zakres danych zależy od tego, jakie dane są nam potrzebne do realizacji obowiązku i udowodnienia przestrzegania RODO.
Ponadto w tym przypadku opieramy się także na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), który polega na zabezpieczeniu danych koniecznych do wykazania rozliczalności.
Realizacja obowiązków związanych z ochroną danych osobowych – szczegóły